Usare Alloggiati App senza perderti funzioni importanti.

1 Requisiti e primo avvio

Prima di usare bene Alloggiati App ti servono poche cose, ma devono essere giuste. L’errore tipico è aprire l’app senza aver capito che alcune funzioni dipendono da credenziali corrette, configurazione struttura e piano attivo.

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  iPhone compatibile e app aggiornata

  L’app usa funzioni iOS per OCR, import, notifiche e sicurezza biometrica. Tenere una build vecchia rende tutto più fragile.

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  Credenziali Alloggiati Web

  Servono per test credenziali, generazione token, invio schedine e recupero ricevute. Senza questo l’app resta in una fase preparatoria.

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  Connettività quando serve

  Compilazione, parte del lavoro su ospiti e gestione locale possono continuare anche senza rete. Invio, ricevute, prenotazioni OTA, sync remoti e servizi collegati invece richiedono connessione.

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  Onboarding iniziale e scelte privacy

  Al primo avvio trovi onboarding, privacy e termini. L’app parte con dati locali: la sincronizzazione iCloud, quando disponibile, è una scelta esplicita e non viene attivata di nascosto.

2 Configurare strutture e credenziali

La configurazione struttura oggi è più ricca della vecchia logica “nome + credenziali”. Devi distinguere il tipo di utenza e compilare il profilo in modo coerente con il tuo uso dell’app.

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  Aggiungi una nuova struttura

  Inserisci nome, indirizzo e città. Questi dati servono anche a rendere più leggibile la gestione interna se lavori con più immobili.

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  Seleziona tipologia e tipo utenza

  Puoi configurare una struttura ricettiva o una gestione appartamenti / property manager. Questa distinzione non è cosmetica: cambia i flussi disponibili e i limiti di piano.

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  Inserisci utente, password e WS Key

  Usa i dati reali del portale. L’app permette anche il test credenziali prima del salvataggio: sfruttalo, perché salvare una struttura con credenziali sbagliate è solo lavoro sprecato.

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  Verifica e salva

  Fai il test di connessione e salva solo quando l’esito è corretto. Se lavori con più strutture, ripeti il flusso con ordine invece di improvvisare aggiunte veloci.

3 Aggiungere ospiti e usare l’OCR

Il flusso ospiti non si limita più a “manuale o scansione MRZ”. Oggi hai OCR documenti, note scanner, import da condivisione, revisione OCR e gestione più evoluta dei dati prima del salvataggio.

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  Crea un nuovo ospite

  Puoi partire da inserimento manuale oppure da scansione / import. L’ospite entra nel flusso locale e può restare in bozza, in attesa o pronto all’invio in base a quanto hai completato.

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  Scegli il tipo di acquisizione

  L’app supporta OCR documenti, import immagini condivise, scanner note e revisione dei risultati. Non limitarti a pensare alla sola banda MRZ.

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  Rivedi i dati estratti

  L’OCR aiuta, ma non sostituisce il controllo. Verifica nome, cognome, dati documento, date, tipo alloggiato e tutti i campi operativi che non possono essere “indovinati”.

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  Salva e completa eventuali campi mancanti

  Il salvataggio è il momento in cui trasformi un’acquisizione grezza in un record davvero pronto per il flusso successivo.

4 Invio schedine e stati operativi

L’app non vive in una logica binaria “inviato / non inviato”. Gli ospiti passano attraverso stati utili al lavoro quotidiano: bozza, in attesa, da inviare, inviato, errore. Questa distinzione conta.

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  Controlla i dati dell’ospite

  Prima dell’invio, correggi tutto quello che serve. L’app è pensata per evitare errori meccanici, ma la responsabilità del contenuto resta operativa.

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  Invia dalla struttura corrente

  Se hai più strutture, verifica sempre di essere su quella giusta. Questo è uno degli errori più banali e più fastidiosi da fare.

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  Gestisci gli errori e i retry

  Se qualcosa va storto, l’app non si ferma a un messaggio generico. Hai flussi per ritentare e distinguere gli ospiti falliti dagli altri.

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  Conferma lo stato finale

  Solo quando l’ospite risulta inviato e il flusso ricevute è coerente puoi considerare chiuso davvero il passaggio operativo.

5 Ricevute PDF e archivio storico

La gestione ricevute oggi è più ampia di un semplice “scarica PDF”. L’app distingue tra ultimi 30 giorni, archivio storico, badge ricevute pendenti e controllo massivo dei giorni mancanti.

6 Piani, limiti e funzioni bloccate

La versione attuale dell’app ha un sistema di piani e sblocchi. Questo significa che non tutte le funzioni sono sempre disponibili per tutti allo stesso modo.

7 Prenotazioni OTA e calendari iCal

Questa è una delle parti che la vecchia guida ignorava del tutto. Oggi l’app ha un’area prenotazioni vera, con calendari configurabili, sincronizzazione manuale e uso operativo delle prenotazioni nei flussi successivi.

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  Aggiungi un calendario iCal

  Dal menu operazioni puoi configurare sorgenti come Booking.com, Airbnb, VRBO o altri calendari OTA compatibili.

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  Sincronizza una fonte o tutte

  L’app consente sync singolo o globale. Non serve più gestire le prenotazioni fuori dall’app per poi rincorrerle a mano.

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  Consulta le prenotazioni future

  Puoi usare la lista prenotazioni come base operativa e, in alcuni flussi, creare o collegare inviti senza uscire dal contesto.

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  Usa la panoramica multi-struttura

  Se hai due o più strutture, la dashboard prenotazioni aggregata ti evita di cambiare continuamente contesto per vedere cosa sta per arrivare.

8 CheckinSolo e gestione inviti

CheckinSolo non è una funzione marginale. È una parte strutturata del prodotto e va capita come tale: attivazione, registrazione, inviti, raccolta dati ospiti e collegamento con prenotazioni.

9 Impostazioni, backup, export e sicurezza

La parte impostazioni oggi è molto più ampia della vecchia idea di “menu secondario”. Qui ci sono funzioni operative vere: sicurezza, notifiche, backup, export, tema, lingua, privacy e informazioni app.

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  Configura notifiche e reminder

  Non servono solo come fastidio visivo. Se imposti bene le notifiche, l’app può aiutarti a non dimenticare ricevute o azioni in sospeso.

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  Attiva sicurezza biometrica se utile

  Se l’iPhone è condiviso o vuoi alzare il livello di protezione, usa Face ID / Touch ID dove disponibile.

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  Usa backup cifrati e valuta iCloud con attenzione

  Il backup non è un optional se il tuo lavoro dipende dai dati. L’app supporta backup protetti da password e import controllato. La sincronizzazione iCloud, invece, è opzionale: strutture, ospiti e configurazioni possono sincronizzarsi tramite l’account iCloud dell’utente solo se la abiliti.

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  Ricorda cosa non va su iCloud

  Per motivi di privacy, immagini dei documenti e selfie restano locali e non vengono sincronizzati con iCloud. È una scelta intenzionale: i dati testuali sono già sensibili, le immagini dei documenti lo sono ancora di più.

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  Esporta dati solo quando serve davvero

  L’export è utile, ma non dovrebbe diventare il tuo database parallelo improvvisato. Usalo con criterio.